Navigační panely ABN

Pro podporu jednotlivých kroků plánovacích a analytických procesů jsou ve standardu systému ABN k dispozici typizované panely. Každý typ panelu řeší v rámci systému určitý typ plánovací nebo analytické úlohy obdobným způsobem. Znalost těchto typů usnadňuje navigaci, zvyšuje efekt ze zavedení systému a usnadňuje správu a další rozšiřování systému. 

V této kapitole se seznámíte s typizovanými panely systému ABN, s jejich funkcemi z pohledu plánovacích a analytických postupů. 

Panely použité v ABN jsou pro snadnější orientaci uživatele i pro potřeby správy aplikací přiřazeny k typům. Tyto typy se mohou opakovat v různých modulech systému. Každý typ panelu je charakteristický daným druhem funkcí podporujících určitý typ procesního kroku.  

Proces taktické navigace je tvořen dvěma procesními režimy. Jedná se o integrované skupiny aktivit. První z nich je realizovaná ve „výstavbovém“ režimu Builder. Slouží k stanovení navigačního kursu, tj. k sestavení plánu a dynamickému modelování firemní perspektivy. Druhá skupina aktivit, realizovaná v režimu Analyser, je určena k sledování dosaženého kursu a k vyhledávání a analýzám odchylek mezi plánem a skutečností. Obě skupiny aktivit se pohybují v jedné uzavřené zpětnovazební navigační smyčce. 

V režimu Analyser je typ panelu indikován typizovaným názvem v menu (např. „Vývoj v roce po měsících.“). Kromě nabízeného typického pohledu na data jsou jednotlivé typy analytických panelů vybaveny standardními analytickými nástroji, které umožňují standardní analytický pohled uživatelsky modifikovat (viz základy ovládání ABN). 

Uživatel může prostřednictvím tohoto typu panelu provádět jednoduchou časovou analýzu jednotlivých ukazatelů daného modulu v řadě 12 měsíců pro konkrétní prvky jednotlivých dimenzí. 

Analýza se provádí v datové oblasti (v řádcích tabulky), kde zle zobrazit libovolnou skupinu prvků dle struktury (hierarchií a úrovní) dané dimenze. Zobrazení se provede standardními funkcemi pro rozbalování, sbalování a vyhledání. 

Tip 
Pokud chcete do řádků tabulky vložit pouze konkrétní prvky, využijte funkci „Přidat prvek“ (klik pravým tlačítkem myši v záhlaví řádků, tj. osa y => volba Prvek => volba Přidat prvky). 

Panel zobrazuje graf a tabulku vývoje hodnot vybraného ukazatele tří po sobě jdoucích let, konče rokem zvoleným ve filtru.  

Uživatel může prostřednictvím tohoto typu panelu provádět jednoduchou časovou analýzu ukazatelů v klouzavé řadě tří let v rozpadu na kvartály až měsíce pro konkrétní prvky jednotlivých dimenzí. 

Analýza se provádí v datové oblasti (v řádcích tabulky), kde zle zobrazit libovolnou skupinu prvků dle struktury (hierarchií a úrovní) dané dimenze. Zobrazení se provede standardními funkcemi pro rozbalování, sbalování a vyhledávání. 

Tip 
Pokud chcete do řádků tabulky vložit pouze konkrétní prvky, využijte funkci „Přidat prvek“ (klik pravým tlačítkem myši v záhlaví řádků => volba Prvek => volba Přidat prvky). 

Uživatel může prostřednictvím tohoto typu panelu provádět jednoduchou časovou analýzu jednotlivých ukazatelů daného modulu v řadě 12 měsíců pro konkrétní prvky jednotlivých dimenzí. 

Analýza se provádí pomocí grafu a v datové oblasti (v řádcích tabulky), kde zle zobrazit libovolnou skupinu prvků dle struktury (hierarchií a úrovní) dané dimenze. Zobrazení se provede standardními funkcemi pro rozbalování, sbalování a vyhledání. 

Tip 
Pokud chcete do řádků tabulky vložit pouze konkrétní prvky, využijte funkci „Přidat prvek“ (klik pravým tlačítkem myši v záhlaví řádků, tj. osa y => volba Prvek => volba Přidat prvky). 

Uživatel může prostřednictvím tohoto typu panelu provádět jednoduchou analýzu jednotlivých ukazatelů daného modulu pro konkrétní prvky jednotlivých dimenze Středisko. 

Analýza se provádí v datové oblasti (v řádcích tabulky), kde zle zobrazit libovolnou skupinu prvků dle struktury (hierarchií a úrovní) dané dimenze. Zobrazení se provede standardními funkcemi pro rozbalování, sbalování a vyhledání. 

Tip 
Pokud chcete do řádků tabulky vložit pouze konkrétní prvky, využijte funkci „Přidat prvek“ (klik pravým tlačítkem myši v záhlaví řádků, tj. osa y => volba Prvek => volba Přidat prvky). 

Panel je určen pro analýzu plnění plánu (absolutně i relativně) ve zvoleném období i v kumulaci od začátku roku pro skupiny prvků jednotlivých dimenzí podle vybraného ukazatele. Na panelu se automaticky zobrazují tabulka a objekt pro komentář. 

Hodnoty odchylek jsou barevně zvýrazněny – pozitivní odchylky jsou zbarveny zeleně, negativní naopak červeně. 

 

Obrázek 115 - Panel typu "Plnění plánu" 

 

Poznámka 
Je-li záhlaví sloupců či řádků šedivé, značí to, že je možné vyměnit ho za jiný prvek. Na obrázku výše tedy kliknutím na „referenční plán“ nebo „skutečnost“ v záhlaví prvních dvou sloupců zobrazíme okno „Výběr prvku“, pomocí kterého můžeme daný sloupec přepnout do jiné verze. 

 

Upozornění 
Volba verzí v prvních dvou sloupcích se automaticky promítá i do sloupců 5 a 6. 

Panely typu „meziroční indexy“ slouží k analýze absolutní a procentuální odchylky hodnoty vybraného ukazatele proti stejnému období minulého roku. Nabízí se také procentuální a absolutní odchylka vybraného ukazatele mezi libovolně nastavenými obdobími a verzemi. Na panelu se automaticky zobrazují tabulka a objekt pro komentář. 

Hodnoty odchylek jsou barevně zvýrazněny – pozitivní odchylky jsou zbarveny zeleně, negativní naopak červeně. 

Poznámka 
Je-li záhlaví sloupců či řádků šedivé, značí to, že je možné vyměnit ho za jiný prvek. Na obrázku výše tedy kliknutím na „skutečnost“ v záhlaví prvních dvou sloupců nebo „2022“ či „březen“ zobrazíme okno „Výběr prvku“, pomocí kterého můžeme daný sloupec přepnout do jiné verze, roku či měsíce. 

 

 

Obrázek 116 - Panel typu "Meziroční indexy" 

 

Upozornění 
Volby prvků jsou provázané i do ostatních sloupců, a tudíž změna záhlaví šedivých sloupců může změnit i záhlaví takových bílých sloupců, které jsou na ně logicky navázané. 

Panel zobrazuje kombinaci několika tabulkových a grafických objektů. 

Je-li v záhlaví objektu vedle jeho názvu i zobrazená dimenze včetně jednoho jejího prvku, je možné v rámci této dimenze filtrovat prvky právě pouze na tento objekt, viz obrázek níže. 

 

Obrázek 117 - Objekt s vlastním filtrem 

V režimu Builder je typ panelu indikován typizovaným názvem v menu (např. „převod“, „úprava“, či kombinace). 

Panel slouží pro odvození dosud nenaplánovaných hodnot plánovaného ukazatele (např. tržeb či fixních nákladů) z hodnot tohoto ukazatele v uplynulém období. Zároveň umožňuje úpravu hodnot přímým zápisem nebo pomocí funkcionality „Hromadná úprava“. 

Na panelu jsou zobrazeny dvě tabulky. Jedna slouží pro tu verzi plánu, kam chceme hodnoty převádět a dále je upravovat, a její dimenzionalita je závislá na nastavení filtru v levém menu. Druhá tabulka slouží pro hodnoty, které chceme převést. Je tedy možné v záhlaví této tabulky nastavit konkrétní verzi a rok převáděných hodnot. 

Postup je popsán v následujících krocích: 

Převod (minulosti) 

 

 

Obrázek 118 - Výběr verze a roku pro převáděné hodnoty v záhlaví tabulky 

 
 

Obrázek 119 - Výběr prvku dimenze Verze pro převáděné hodnoty 

 

 

Např. pokud chceme převést roční náklady za služby označíme (klikneme) na buňku v kříži Roku celkem a Služeb, viz snímek. 

 

 

Obrázek 120 - Výběr buňky pro definici prvků na osách tabulky pro převod dat

Upozornění 
Pakliže bychom chtěli převádět datovou oblast, a nikoliv pouze jednu buňku, označíme rovněž pouze jednu z buněk této oblasti a specifikaci množiny provedeme v další fázi procesu. Převod prostřednictvím označení celé datové oblasti není v současné fázi povolen. 

 

 
 

Obrázek 121 - Výběr dimenzionality pro převod 

 

Poznámka 
Uživatel může rovněž vybrat množinu prvků, není zde tedy omezení pouze na jeden prvek z určité dimenze. Pakliže budou ve zdrojové dimenzi Období vybrány měsíce leden, únor a březen a v cílové dimenzi Období měsíc leden, vloží se do cílové oblasti do měsíce ledna hodnota rovná součtu všech třech měsíců ze zdrojové oblasti na stejných kombinacích prvků z ostatních dimenzí. Tento postup se zpravidla používá pro převod konečného zůstatku rozvažných účtů na prvek počáteční období dimenze Období. Reverzním způsobem docílíme toho, že bude měsíc leden převeden do všech třech měsíců ve stejné výši na kombinacích prvků dimenzí z ledna zdrojové oblasti. Tento přístup může být využit pro převedení skutečnosti do 3 plánovaných let, pakliže má společnost povinnost vytvářet rozpočet na 3 roky dopředu. 

 

Upozornění 
Pokud již v cílové oblasti plánované hodnoty existují, data jsou přepsána! Data jsou přepsána i nulovou hodnotou. 

 

Upozornění 
Plán je podhodnocen o hodnoty za nové prvky (např. zahájení nových prodejů v plánovaném roce) a nadhodnocen o hodnoty za vyřazené prvky (např. ukončení stávajících prodejů v plánovaném roce). 

 

Přímý zápis a obecné hromadné úpravy 

 

Tip 
Můžete upravovat i nespojitou oblast – při vybírání oblastí držte klávesu CTRL. 

 

Tip 
Přímý zápis lze rovněž provést zkopírováním hodnoty z jiného prostředí (např. Excel) pomocí CTRL + C a vložení prostřednictvím CTRL + V. V takovém případě je možné zkopírovat a vložit i větší množinu hodnot, tedy například vývoj určité účetní položky po měsících v rámci jednoho roku. Rovněž lze zkopírovat a vložit hodnoty přímo na BNS panelu, např. z měsíce únor do měsíce listopad. V případě kopírování hodnot z cizí aplikace/systému, typicky z Excelu, ABN neřeší, v jakém národním formátu se číslo nachází, tedy standardně, zda je použitá desetinná tečka nebo čárka. ABN v obou variantách hodnotu převezme jako číslo a dále s ním tak pracuje. 

 

Tip 
Opačným způsobem lze z prostředí BNS kopírovat hodnoty např. do Excelu. Avšak v takovém lze opět kopírovat a vkládat pouze hodnoty v buňkách tabulky, nikoliv samotné prvky na osách X a Y. Uživatel zde narazí na problém, kdy při vložení hodnoty do Excelu bude do zapisované buňky vložena kopírovaná hodnota a do buňky o řádek níže bude vložena prázdná hodnota. Tedy uživatel si musí dávat pozor, že pokud se pod zapisovanou buňkou nachází nějaká hodnota, dojde k jejímu přepsání prázdnou hodnotou. Zároveň se hodnota zkopírovaná z BNS nachází ve formátu desetinné tečky. S tím si musí daný uživatel, který používá formát desetinné čárky, poradit sám např. na úrovni tabulkového procesoru (Excelu). 

 

Tip 
Uložení kompletní tabulky do souboru ve formátu XLS umožňuje tlačítko v pravém horním rohu objektu . V takovém případě bude stažen Excel soubor s kompletní podobou dané tabulky – opět ve formátu desetinné tečky. 

 

 

Obrázek 122 - Volba "Hromadná úprava" 

 

 

Poznámka 
Pokud je změna prováděna na agregované úrovni prvků, rozvrhne se na detailní prvky těchto dimenzí (tj. na konkrétní základní prvky) podle váhy stávajících hodnot plánu, které byly stanoveny v předchozích krocích. Provedené změny jsou přímo zapisovány do nastavené verze plánu. 

Obrázek 123 - Dialogové okno "Hromadná úprava" 

 

 

Tip 
Hromadnou úpravou odstranit lze vynulovat data prvku (a dále plánovat prvek jako nový) nebo úplně vyčistit danou verzi plánu. Jak? V hlavičce panelu ve všech dimenzích vyberete vrcholový prvek. Dále vyberete rok a danou verzi plánu. V datové oblasti označte hodnotu (buňku), na které se protíná v řádku vrcholový prvek a ve sloupečku Rok celkem.  

 

 

Pokud tedy např. chceme provést hromadnou úpravu na hodnotu 12 a zvolíme změnu hodnoty součtu, přepíše se u klasického agregačního ukazatele hodnota za Rok celkem na 12 a v jednotlivých měsících bude hodnota 1. Zvolíme-li naopak změnu hodnoty přispěvatelů, změní se v tomto případě hodnoty v jednotlivých měsících na 12 a celkový součet za Rok celkem pak bude 144. Samozřejmě při těchto změnách velmi závisí, které buňky jsme prve označili k hromadné úpravě. 

 

Pokročilé hromadné úpravy 

Typickým příkladem může být plán nově založeného střediska, na kterém neexistuje žádná naběhlá skutečnost – středisko XXX. Rozvrhová základna je tudíž nulová a v případě zápisu celkových nákladů na toto středisko se do jednotlivých druhů nákladů rozpadne hodnota rovnoměrným způsobem (každý druh nákladu ponese stejný podíl na celkových nákladech střediska). Pomocí této funkcionality však můžeme říci, aby se hodnota celkových nákladů rozvrhla na jednotlivé druhy nákladů na základě střediska jiného (středisko Realizace) a posléze řešit případné odlišnosti. Na úrovni nového střediska, které chceme plánovat, tedy použijeme hromadnou úpravu s typem úpravy Na hodnotu na prvku Náklady celkem a v pokročilých funkcích v sekci Modifikace rozvrhové základny vybereme dimenzi středisek, viz obrázek. V té vybereme středisko jiné, jehož rozvržení druhů nákladů v rámci nákladů celkových má být vzato jakožto rozvrhová základna pro středisko nové. Tím z původně neexistující rozvrhové základny pro dané středisko získáme podklad pro korektní rozvržení celkových nákladů a zamezíme nežádoucímu rozpadu prvků napříč všemi kombinacemi základních prvků dimenzí rovnoměrným způsobem. 

 
 

Obrázek 124 - Modifikace rozvrhové základny 

 

Dalším využitím může být např. určení chybějící ceny, kdy budeme chtít naplánovat cenu pouze na těch kombinacích, na kterých se nachází i množství. V takovém případě zvolíme ukazatel jako proměnnou rozvrhové základny, kdy pro úpravu ceny bude použito množství jako podkladový parametr. 

 

 

Typickým využitím může být případ, kdy má uživatel převedenou skutečnost do verze plánu po jednotlivých střediscích (Střediska celkem). Uživatel však chce vytvářet plán bez detailu střediska. Pro tyto účely, kdy chce uživatel při plánování abstrahovat od jedné z dimenzí modelu, je využíván prvek neurčeno dané dimenze – konkrétně v tomto případě Středisko neurčeno (v našem případě Středisko XXX). Ten se používá ve skutečnosti pro případy, kdy v rámci datové věty není vyplněný údaj jedné ze závislých dimenzí, anebo právě pro plánování, pakliže je požadováno, aby se od dané dimenze ve vytvářeném plánu abstrahovalo (avšak z logiky věci nelze tuto dimenzi vyřadit z modelu). Uživatel tedy při zápisu určité hodnoty hromadné úpravy modifikuje cílovou oblast na prvek Středisko neurčeno (XXX), viz obrázek, a ačkoliv se nachází na úrovni Střediska celkem (v tabulce se nachází data za všechna střediska), zapíše se hodnota právě a pouze na tento prvek. V záložce „Obecné“ v tomto případě ponecháváme defaultní nenulové prvky a na součtový prvek. 

 

Obrázek 125 - Modifikace cílové oblasti 

 

Potvrzení převodu a úprav 

 

 

Obrázek 126 - Potvrzení úprav 

 

Upozornění 
Pokud nebude zapsaná hodnota schválená tlačítkem „Potvrdit“, nedojde k jejímu uložení do databáze a při uzavření BNS bude uživatelova práce ztracena. Naopak možností „Zrušit“ může uživatel vrátit provedené změny, pakliže není s plánem spokojen nebo zadal čísla chybně. 

Tento panel slouží k nastavení uzamykání hodnot plánu (a jeho různých verzí) pro konkrétní kombinaci roku, měsíce, verze a střediska. 

Panel zobrazuje tabulku s rozpadem dimenze období do měsíců na ose x a rozpadem dimenze střediska na ose y. V tabulce je možné provádět standardní úpravy „Hromadná úprava“ a „Převod dat“. Oproti jiným panelům se zde zadávají ale pouze dvě různé hodnoty – 1 pro zamčení plánu (jejím zápisem se zobrazí ikona ), 0 pro jeho odemčení (zobrazí se ikona ). V případě prázdné buňky (v databázích hodnota null) je plán v dané kombinaci považován za odemčený. 

 

Obrázek 127 - Panel typu "Zamčení plánu" 

Obecně se jedná o typ panelu, který uzavírá skupinu kroků, jejichž výsledkem je zobrazení plánovaných ukazatelů modulu.  

ABN umožňuje importovat plán z externího zdroje přes číselníky do ABN. Import se provádí ze souborů typu csv nebo txt v podobě databázového výpisu hodnot plánu na ID prvků dle zdrojové databáze Gen/FLORES.   

Import finančního plánu do ABN se provádí následujícími kroky: 

Importovaný soubor je databázový výpis oddělovaný „;“. Pořadí sloupců je fixně dáno a je následující:  

středisko; účet; zakázka; projekt; obchodní případ; měna; rok; měsíc; obrat. 

 

Obrázek 128 – příklad vyplněného souboru pro import plánu 

Upozornění: 

1. První řádek v souboru se nenačítá a je určen pro záhlaví tabulky. Označení sloupců může být tedy libovolné. 

2. Kódy prvků je potřeba zadávat jako databázové ID prvků, tj. např. měna „0000CZK000“ pro Kč, ….  

3. Rok (YEAR_ID) – sloupec G – představuje účetní rok, tedy kalendářní nebo fiskální rok plánu. 

4. Měsíc (PERM_ID) – sloupec H – představuje účetní období, tedy kalendářní nebo fiskální číslo měsíce (1-12). 

5. V souboru nesmí být volný řádek, jinak se soubor nenačte! 

 

Specifikace verze není v importním souboru zahrnuta z důvodu, že v ABN je pro tyto účely vytvořena pouze 1 verze, a to verze „import“ – viz přehled verzí v číselníku. 

 

Obrázek 129 - snímek z číselníku verzí 

Import načítá kompletní rozsah souboru. Při importu nedochází k žádné kontrole, zda zadané kódy jsou korektní.  

V číselníku Finanční plán zobrazení nekorektní údaje mohou být vidět, že se jim nedoplní popis, ke kontrole korektnosti kódů dochází v přenosu do ABN. 

Pro zahájení importu plánu, je potřeba vybrat u položky číselníku Finančního plánu ikonu Import dat   pro přechod na dialog importu plánu (ikona se nachází vedle ikony pro úpravu číselníku) – viz obrázek. 

 

Obrázek 130 – číselník Finanční plán v seznamu číselníků 

  

Obrázek 131 – Dialog pro „Import dat“ 

Následně se otevře dialogové okno importu dat, ve kterém je potřebné vybrat soubor dat, ze kterého se budou data plánu načítat do číselníku, pomocí tlačítka Vybrat soubor /Choose file/ . 

Po nalezení souboru je název souboru doplněn do dialogového okna (pole importovaný soubor). 

 

Obrázek 132 – Importovaný soubor po výběru souboru k importu dat 

Uložení vybraného souboru k importu se provede tlačítkem . Ukončení importu je ve formě informativní tabulky s technickými informacemi o počtu načtených, smazaných a vložených řádků. 

 

Obrázek 133 – stavový výpis po dokončení importu plánu 

Při importu dojde k nahrazení stávajících hodnot novými hodnotami z importovaného souboru. Tedy stávající hodnoty plánu pro importované kombinace verze, rok, měsíc jsou z číselníku smazány a nahrazeny novými hodnotami ze souboru. Kombinace verze, roku a období, které nejsou obsahem importovaného souboru zůstávají beze změn. Tedy pokud importuji plán do verze import 2025 a měsíce 1-12, tyto jsou v číselníku nahrazeny dříve nahraný plán kombinaci import 2024 1-12 zůstává tímto importem nedotčen. 

V případě, že se nepovedlo soubor importovat do číselníku, končí import touto prázdnou obrazovkou, tj. chybí tam hláška o úspěšném zpracování dat. 

 

Obrázek 134 – obrazovka po neúspěšném importu plánu 

Importovaný plán je možné editovat pomocí Úprava položek číselníku. 

Zobrazení načteného plánu se nejlépe provede v číselníku Finanční plán zobrazení. 

Plán po importu je zobrazen pouze v číselnících, kde je možné jej zkontrolovat a/nebo editovat. Pro zobrazení v ABN, a tedy na panelech módu analyser a builder je potřeba tento plán přenést do ABN. Tento přesun se provádí automaticky v rámci pravidelné noční aktualizace v rozsahu aktuální a budoucí rok.  

Přenos do ABN je možné vyvolat také uživatelsky pomocí 7.1 „Aktualizovat plán HV“.  

Při přenosu do ABN dochází k přenosu plánů pro aktuální a budoucí rok. Dále ke kontrole korektnosti zadaných údajů, tedy existence kódů prvků v dimenzích. V případě nekorektních údajů je postupováno se záznamem těmito dvě způsoby: 

Zobrazení případných chyb během přenosu, tedy nekorektních záznamů lze provést v číselníku „Výpis chyb v aktualizaci“.