Převod minulosti

Panel typu Převod minulosti slouží k vytvoření výchozích plánovaných hodnot na základě již existujících dat. Nejčastěji ze skutečnosti (minulého období) nebo z jiné verze plánu.

Typicky se používá například pro převod množství, tržeb, cen nebo fixních nákladů z minulého období do nového plánovaného roku.

Tento panel je v plánovacích modulech implementován téměř vždy, protože představuje základní krok při tvorbě plánu.

V některých případech může být panel použit i pro převod plánů importovaných z externích systémů do připravované verze plánu. V takovém případě bývá označen například jako Převod importovaného plánu. Takový panel může mít drobně odlišné chování (např. fixní nastavení zdrojové verze).

Panel má pevně danou strukturu, ve které sloupce vždy představují jednotlivé měsíce vč. roční agregaci. Význam sloupců na panelu nelze měnit. Na panelu dále platí pravidlo, ve kterém některé dimenze (zejména Verze a Rok) nelze rotovat.

Na panelu nelze provádět operace ve sloupcích včetně rotace dimenzí a přesunu dimenzí.

Panel bývá zároveň často zjednodušen. Některé dimenze mohou být skryté nebo mohou být zobrazené, ale uzamčené (mají pouze informativní charakter).

  

Volba "Verze" a "Rok"

V prvním kroku se nastavuje zdrojová verze a rok (odkud se data berou) a cílová verze a rok (kam se data zapisují).

Na základě tohoto nastavení dojde převodem hodnot k vytvoření základu plánovaných hodnot, které se v dalších krocích plánu upravují.

Pokud je zdrojová a cílová kombinace stejná, není možné převod spustit.

V případě převodu importovaných dat bývá zdrojová verze fixně nastavena (např. „Import ze ZS“).

  

Volba „Zobrazit data pro“

Uvedená volba umožňuje na panelu přepínat mezi zobrazením zdrojových dat a zobrazením cílových dat.

Tato funkce slouží zejména pro kontrolu existence zdrojových dat, prázdnosti nebo připravenosti cílové oblasti a správnosti provedeného převodu.

Volba Zobrazit data pro je vhodná pro průběžnou kontrolu převodu. Před jeho spuštěním umožňuje ověřit, že ve zdrojové kombinaci verze a roku existují data a že cílová kombinace je prázdná (nebo odpovídá oblasti, kterou chceme přepsat). Po dokončení převodu pak slouží ke kontrole, že data byla převedena korektně.

  

Volba „Převáděná období“

Pomocí výběru měsíců lze určit, která období budou převedena. Základní logika uvedené volby je převod z ledna do ledna, z února do února a tak dále.

Pokud není vybrané žádné období, nelze převod spustit.

Volba Převáděná období umožňuje kombinovat data z různých zdrojů při tvorbě plánu.

Pokud připravujeme plán na rok 2025 již v říjnu 2024, můžeme převést do plánu roku 2025 skutečná data za leden až září 2024. Zbývající období můžeme doplnit buď plánovanými hodnotami za říjen až prosinec 2024  nebo skutečnými hodnotami za stejné období předchozího roku. Tímto způsobem lze vytvořit realistický základ plánu kombinací aktuálních a historických dat.

   

Tlačítko „Vše“

Označí všechna období (měsíce) pro převod do cílové kombinace roku a verze.

Tlačítko "Vše" je vhodné zejména při převodu kompletního roku. Uživatel nemusí jednotlivá období vybírat ručně.

   

Tlačítko „Žádné“

Zruší výběr všech označených období.

Tlačítko "Žádné" je ideální v situaci, kdy je potřeba převést pouze několik vybraných měsíců. Místo ručního odznačování většiny období lze výběr vynulovat a označit jen požadované měsíce.

  

Tlačítko „Otočit“

Prohodí označená a neoznačená období.

Při tvorbě forecastu lze snadno kombinovat různé zdroje dat. Nejprve převést část období ze skutečnosti, následně pomocí této funkce otočit výběr a do zbývajících období převést data z plánu. Tento postup výrazně urychluje práci při kombinování více scénářů.

Volba „Jedno zdrojové období“

Volba Jedno zdrojové období umožňuje převést hodnoty z jednoho vybraného měsíce (např. leden) do všech označených období v rámci volby Převáděná období v cílové verzi a roce. Zdrojové období se nastavuje pomocí výběrového prvku umístěného vedle této volby a lze jej kdykoli změnit standardním způsobem prostřednictvím dialogového okna pro výběr prvku z dimenze.

Tato funkce je užitečná zejména v situacích, kdy je potřeba vytvořit jednotný základ pro plán napříč více obdobími, aniž by bylo nutné pro každé období hledat odpovídající historická data samostatně.

Volba se často využívá například při rozšiřování struktury dat. Typicky v případě otevření nové pobočky nebo zavedení nového produktu v závěru předchozího roku. Pokud například nová pobočka začala generovat data ve 4. kvartálu, lze využít jeden z těchto měsíců jako zdroj a jeho hodnoty (včetně vazeb na dimenze) převést do všech období plánovaného roku. Tím je zajištěno, že nové kombinace prvků jsou v plánu kompletně zastoupeny, aniž by bylo nutné je vytvářet „od nuly“.

   

Řádek rychlé volby

Řádek rychlé volby na tomto panelu slouží k omezení rozsahu převodu. Umožňuje vybrat konkrétní prvky dimenzí, a tím určit na jaké části dat se převod aplikuje.

Rozbalení řádků v tabulce nemá vliv na převod. Rozbalení řádků v tabulce je má pouze informativní charakter.

Spuštění převodu

Převod se spouští tlačítkem Převést data nebo ikonou šipky. Převod se týká všech prvků dimenzí vybraných v hlavičce panelu včetně prvku vybraného na řádku rychlé volby).

Před spuštěním je zobrazena kontrola  ve formě dialogového okna, ve kterém jsou uvedeny souřadnice zdrojových a cílových prvků dimenzí.

Po potvrzení dojde k okamžitému zápisu dat, bez nutnosti ukládání.

Pokud je cílová verze uzamčená pro zápis (např. Skutečnost), převod skončí chybou zápisu.

Při převodu dat je nutné pamatovat na to, že existující data v nastavené cílové oblasti budou vždy přepsána. Platí, že i prázdná data neboli nulové hodnoty mohou přepsat existující hodnoty. Tímto způsobem lze data tedy i „vymazat“.

Při částečných převodech (např. jen některé měsíce) se doporučuje evidovat změny pomocí funkcionality poznámek.

   

Převod jednotkových ukazatelů

Při práci s jednotkovými ukazateli (např. prodejní nebo nákupní ceny) probíhá převod vždy na úrovni detailních kombinací prvků, tedy v situaci, kdy jsou ve všech dimenzích vybrány základní prvky.

Na vyšších (agregovaných) úrovních se tyto hodnoty již nepřenášejí přímo, ale jsou počítány na základě nastavené logiky datového modelu. Způsob tohoto výpočtu je vždy definován v rámci analýzy při implementaci.

V praxi se používají dva základní přístupy k tomu, jak se jednotkové ukazatele chovají na agregovaných úrovních.

1. Přístup s pomocným vstupním ukazatelem

V tomto případě je jednotkový ukazatel plánován prostřednictvím pomocného (vstupního) ukazatele, který se na vyšších úrovních chová stejně jako sčitatelné ukazatele (např. tržby nebo množství).

Výhodou je, že po převodu vzniká v cílové oblasti přesná kopie zdrojových dat.  Správnost převodu lze snadno zkontrolovat i na agregovaných úrovních a datový model je rychlý a přehledný.

Nevýhodou tohoto přístupu může být existence dvou ukazatelů (vstupního a výsledného) a potenciálně „nelogicky působící“ hodnoty na agregacích (např. součty cen).

V některých případech lze místo součtu použít aritmetický průměr. Tento přístup je pro uživatele "logičtěji působící" na agregacích, ale může výrazně zpomalit datový model. Proto se používá spíše výjimečně.

2. Přístup založený na výpočtu (vážený průměr)

Druhý přístup vychází z toho, že agregované hodnoty jsou vždy počítány jako vážený průměr. Například prodejní cena jako podíl tržeb a množství. 

V tomto případě se hodnoty na agregacích mohou lišit mezi zdrojovou a cílovou verzí, protože vstupní data (např. množství) se mohou mezi verzemi lišit.

Důsledkem je, že správnost převodu lze ověřit pouze na detailních kombinacích prvků, tudíž kontrola na agregovaných úrovních nemusí být uživatelsky komfortní.

Výhodou tohoto přístupu je jednodušší struktura (pouze jeden ukazatel) a přirozenější interpretace hodnot na agregacích.

Nevýhodou je obtížnější kontrola správnosti převodu.

   

Shrnutí panelu

Panel Převod minulosti je základním nástrojem pro:

• vytvoření výchozího plánu,
• kopírování dat mezi obdobími a verzemi,
• přípravu podkladu pro další plánovací úpravy.

Jedná se o klíčový vstupní krok plánovacího procesu.